Karbondrive : la GED intelligente dédiée aux CGP

Fiches d’impôts, compliance, factures… Au quotidien, le CGPI doit recueillir, générer, consulter un certain nombre de fichiers. Rangement intuitif, espace de stockage suffisant, sécurisation des données… Le CGP n’a désormais plus à s’en préoccuper. Karbondrive le fait pour lui. Cette gestion électronique des documents (GED) dédiée à la gestion de patrimoine est inédite pour le conseiller. Elle articule son quotidien à travers un système ordonnancé augmenté : productivité et économies garanties.

• Gestion électronique des documents (GED) : de véritables enjeux pour le CGPI
• Karbondrive : une GED conçue pour le conseil en gestion de patrimoine
  • Une gestion optimale des documents à court et à long terme
  • Rangement instantané des fichiers générés automatiquement : un atout inédit 
  • Plus que gérer, faciliter le travail du CGPI
  • Des documents protégés et sécurisés à 100%
  • Le choix d’une gestion écologique et particulièrement économique
• Karbondrive : une organisation agile source d’opportunités
• Karbondrive : d’un univers statique à une gestion dynamique

Depuis plus de vingt ans maintenant, on assiste à la digitalisation du métier de CGPI. Et l’une des premières étapes a consisté en la dématérialisation des documents autrement dit à travailler non plus avec des versions papiers mais des versions électroniques. Easy, on pourrait penser.

Mais en réalité, si l’objectif était de fluidifier les échanges et d’optimiser les processus, la digitalisation a posé de nouvelles problématiques, notamment : 

• Le temps lié à l’organisation et à la gestion des documents, 
• Le coût lié au stockage, 
• La protection de ces versions numériques.

Ainsi, pour que la digitalisation soit source de productivité et d’économie, et non pas l’inverse, il est nécessaire de s’équiper d’une solution de gestion électronique des documents performante.

En effet, les enjeux sont multiples pour le CGP indépendant :

• Héberger : pour s’assurer de détenir une version digitale des documents ;
• Centraliser : pour éviter un éparpillement des fichiers et des doublons ;
• Organiser : pour y accéder facilement et rapidement ;
• Stocker : pour être en mesure de les conserver dans le temps ;
• Archiver (avec valeur probante) : pour octroyer une valeur légale similaire à une version papier ;
• Sécuriser : pour assurer la protection des données et leur confidentialité.
• Certifier :  pour s’assurer de posséder des preuves immuables et infalsifiables.
• Transmettre : pour pouvoir envoyer facilement un document en signature.

Afin d’être un avantage réel pour le CGP, la GED doit répondre à l’ensemble de ses critères.

Afin de répondre aux enjeux propres au CGPI, la plateforme de gestion privée Karbonalpha a créé Karbondrive. Cette GED réunit au sein d’un même espace, tous les documents relatifs à son client. Déterminée au préalable par le conseiller, la classification des fichiers est appliquée à l’ensemble des drives clients. Intuitif, l’accès aux documents est simple et rapide.

Facturation, accès aux contrats, enregistrement sur la blockchain… Afin de faciliter le travail du conseiller, des fonctionnalités essentielles à son activité sont disponibles en un clic. Autre point important : le stockage, l’archivage à valeur probante, la sécurisation des données… absolument tout est géré par Karbondrive. 

A termes, s’appuyer sur cette GED intelligente, c’est l’assurance de réduire toujours plus le temps consacré à la gestion administrative et de diminuer les coûts. Zoom sur les bénéfices procurés au CGPI au quotidien. 

Chaque drive client est conçu sur le même modèle, en fonction de critères prédéfinis par le CGP. Ainsi, plus besoin de consacrer du temps à la création de dossiers et à la hiérarchisation des documents. 

Besoin d’un document ? Le conseiller pourra y accéder très facilement en se rendant sur l’espace Karbondrive de son client. Fini l’accumulation de fenêtres. En un clic, il est possible d’aller consulter tous les documents recueillis ou générés au préalable via la plateforme.  

Le CGP peut ainsi voir très facilement les documents en sa possession et ceux manquants. Plus de risque de devoir demander à nouveau au client des documents déjà transmis. Plus rapide, plus réactif, le conseiller gagne un temps précieux.

Les avantages sont multiples : 

• Création automatique des dossiers réglementaires au sein de chaque drive client (LAB-FT, eKYC, facturation, documents signés, contrats, connaissance client)
• Personnalisation possible de la classification (ajout de rubriques par le CGP)
• Historique des documents visible (chronologie automatisée)
• Référentiel unique : aucun risque de doublons 
• Assurance de disposer de la version la plus récente

La particularité de la GED Karbondrive est qu’elle est intégrée à la plateforme de gestion privée Karbonalpha. Cela signifie qu’elle est automatiquement alimentée par les différentes actions réalisées par le CGP sur la plateforme. 

Par exemple, dès que le conseiller génère un diagnostic patrimonial, celui-ci sera instantanément “rangé” dans le dossier correspondant du dashboard client. 

Concrètement, comment ça fonctionne ?

La plateforme de gestion privée Karbonalpha présente un dashboard global. Cet espace réunit toutes les informations liées à l’activité générale du cabinet. A partir de cette interface, le CGP accède aux dashboards de chaque client à l’intérieur duquel se trouvent toutes les données liées à son profil et à son patrimoine. A l’intérieur de cet espace dédié à son client “le dashboard client”, le CGPI accède au drive réunissant tous les documents qui le concernent.

Karbonalpha intègre un parcours vente / conseil entièrement digitalisé et automatisé. Ainsi, à chaque étape, la plateforme propose de générer des documents instantanément, en un clic :

• Document d’entrée en relation ;
• Diagnostic patrimonial ;
• Rapport de mission et d’adéquation ;
• etc.

Chaque document important va alors automatiquement se ranger au niveau du drive du client, au sein du dossier correspondant. Le CGPI actualise un document ? Le document présent dans le drive sera mis à jour instantanément.

Ainsi, pour un client donné, le conseiller peut retrouver dans l’espace Karbondrive :

• Tous les documents récupérés auprès du client et importés sur la plateforme :
  • Fiches d’impôts,
  • RIB, 
  • copie du passeport, 
  • etc.
• Tous les documents générés au cours du parcours vente/conseil.

Conçu spécialement pour faciliter le pilotage de son activité au quotidien, Karbondrive assure des fonctions essentielles, accessibles en un clic, notamment :

Envoi en signature
Depuis le drive, le conseiller en gestion de patrimoine a la possibilité de signer ou d’envoyer instantanément en signature un document PDF. En un clic, s’ouvre un email avec comme destinataire l’adresse du client et en pièce jointe son contrat ; prêt à être envoyé.

Facturation
Très simplement, le conseiller peut générer des factures à un format standard. Un export comptable peut ainsi être créé et transmis automatiquement par email au cabinet comptable selon une périodicité choisie (mensuelle, semestrielle, annuelle).

Protection des documents
En un clic, grâce à la technologie blockchain, le CGP a la possibilité d’ajouter le document au journal des événements clients, de le certifier et d’alimenter ainsi une Piste d’Audit Fiable (PAF). Le client demande une proposition pour investir en Asie Pacifique ? Le CGP indépendant n’aura qu’à enregistrer sur la blockchain la visio ou l’email en faisant référence et le relier à la dite proposition. En cas de contrôle ou de litige client, c’est l’assurance de justifier efficacement d’une action effectuée.

Les documents générés (diagnostic patrimonial, rapport de mission,etc.) et hébergés doivent absolument être sécurisés. Pour cela, Karbondrive met à disposition du CGPI 4 caractéristiques : 

Espace de stockage (10 Go)

Tout d’abord, le conseiller doit s’assurer de pouvoir héberger une grande quantité de documents. Karbondrive permet d’héberger jusqu’à 10 Go de données : un espace de stockage particulièrement conséquent mis à disposition du CGP gratuitement.

Archivage à valeur probante (SAE)

L’enjeu est ensuite de s’assurer d’un archivage à valeur probante (SAE). Le stockage réalisé à partir de Karbondrive octroie à la version numérique du document hébergé la même valeur légale que sa version papier originale. Ce type d’archivage permet de prouver la légitimité et l’inaltérabilité du document.

Enregistrement et certification sur la blockchain 

En un clic, le CGP à la possibilité d’enregistrer le document sur la blockchain. La technologie blockchain est à ce jour le système le plus performant pour sécuriser les données. Déjà utilisée par les notaires et un grand nombre d’avocats, elle représente une avancée considérable pour les CGPI également. C’est en effet l’assurance pour eux de certifier les documents et d’en constituer des preuves immuables, infalsifiables et confidentielles.

Génération d’une Piste d’Audit Fiable (PAF)

Ce process d’enregistrement et de certification via la blockchain permet d’ailleurs de constituer une Piste d’Audit Fiable (PAF). Obligation administrative, la PAF généré par Karbonalpha est un atout indéniable en cas d’audit, de contrôle du régulateur ou de litige client. A travers la génération automatique d’un journal des événements, le CGP indépendant dispose d’une traçabilité absolue de tous ses documents.

La GED Karbondrive c’est aussi l’assurance de réaliser des économies significatives. 

Une activité de CGPI plus green

La mise en place d’une GED assure en premier lieu une diminution des coûts liés à l’impression. La dématérialisation permet en effet de diminuer drastiquement l’usage du papier et de tendre vers une trajectoire zéro papier. La GED participe ainsi à réduire l’empreinte écologique des cabinets de conseil en gestion en patrimoine et des groupements de CGP.

Des coûts de gestion quasi nul avec Karbondrive

Outre les coûts liés à l’impression sensiblement réduits suite à la mise en d’une GED, Karbondrive assure un temps moindre consacré à la gestion administrative. Par ailleurs, la taille des espaces de stockage est souvent assez limitée. Afin de pouvoir gérer davantage de documents, le CGP est alors rapidement contraint d’augmenter cet espace et de réaliser des dépenses supplémentaires.

Karbonalpha via Karbondrive met à disposition du CGPI 10 Go. Non seulement, la plateforme de gestion privée propose un espace de stockage particulièrement important en comparaison des autres solutions du marché. Mais en plus, elle ne requiert aucun coût additionnel. La plateforme de gestion privée Karbonalpha a en effet pour but de réunir toutes les fonctionnalités nécessaires au CGPI pour être opérationnel immédiatement. C’est pourquoi, la GED est incluse dans l’abonnement Karbonalpha.

Grâce à la GED, les documents sont accessibles en temps réel : n’importe où, n’importe quand. Ainsi, où qu’ils se trouvent, le CGP ou les personnes du cabinet (disposant des accès) peuvent consulter les données. 

De par un accès rapide et simultané à la bonne version du document : le gain de temps est considérable. Plus de temps perdu à retrouver les documents, à échanger des emails inutilement, à vérifier que les documents ont bien été recueillis, générés, validés. Tout est accessible en ligne et vérifiable en un éclair.

Par ailleurs, en accédant aux documents nécessaires en un clic (fiches d’impôts, RIB, copie du passeport, etc.), Karbondrive permet au CGPI de traiter plus efficacement les demandes des clients : bilan patrimonial, stratégie patrimoniale, souscriptions, investissements financiers… 

La GED Karbondrive est aussi bénéfique pour les groupements de CGP. En effet, cette centralisation de l’information est gage d’une meilleure collaboration entre les CGP et les assistants administratifs. 

En effet, les avantages sont multiples : 

• Accès à distance et donc télétravail possible,
• Travail simultané par divers collaborateurs,
• Vision en temps réel de la situation du client, du portefeuille,
• Suivi des actions réalisées.

Karbondrive, c’est aussi l’opportunité d’améliorer le contrôle de l’accès aux informations. Karbonalpha donne pour cela la possibilité de créer différents “admin”. De plus, grâce à la blockchain, la modification des documents est contrôlée et enregistrée dans le journal des événements du client.

Enfin, contrairement à des GED classiques, Karbondrive ne nécessite pas de formation longue particulière. Son usage étant très intuitif, sa prise en main par le CGP sera instantanée.

Avec Karbondrive, le CGP bénéficie bien plus qu’une simple Gestion Electronique des Documents. En réalité, il dispose d’une véritable gestion intelligente et augmentée de tous ses documents. Les fonctionnalités mises à sa portée sont inédites. Plus que de répondre aux enjeux du CGPI, Karbondrive anticipe ses besoins et rend ses actions instantanées (réalisables en un clic).

L’atout incontestable concédé au CGPI ? C’est l’intégration de cette GED dans sa plateforme de gestion privée du quotidien. Karbondrive est en effet interconnectée à l’ensemble du parcours de vente/conseil Karbonalpha. 

Ainsi, le conseiller n’a plus besoin d’envisager la GED comme un aspect à part entière de son activité. Intégrée et prise en charge par sa plateforme Karbonalpha, le CGPI n’a plus la nécessité de s’en préoccuper, ni de considérer un pôle de dépenses spécifique. 

Afin d’assurer sa productivité et sa capacité à performer sur le segment haut de gamme du conseil en gestion de patrimoine, le CGP indépendant a tout intérêt de choisir un équipement complet et performant. Avec Karbonalpha, le conseiller peut piloter l’ensemble de son activité au quotidien à partir d’une seule et même interface.

En effet, outre la gestion centralisée de tous les documents clients sont aussi essentielles :

• L’automatisation de la compliance de A à Z, 
• La traçabilité des données sur la blockchain, 
• L’agrégation des données nouvelles génération.

Réunir ces différentes innovations et les mettre à disposition du CGPI au sein d’une seule et même plateforme était essentiel pour Karbonalpha. C’est désormais chose faite. Les CGPI ont aujourd’hui la possibilité de révolutionner leur quotidien. Il ne reste plus qu’à leur faire découvrir et tester la plateforme pour leur donner envie de l’adopter.